La conduite du changement
Accompagner le changement est essentiel, pour tous les projets, afin de s’assurer que l’ensemble des femmes et des hommes impactés seront en mesure de se l’approprier et d’en faire une réussite.
Chez Suppleo nous sommes convaincu que la conduite du changement est à traiter de la même manière que des sujets pouvant paraître plus « essentiels » (SI, stockage, …). Elle doit être définie, planifiée et sa mise en œuvre nécessite des moyens adaptés. En fonction de l’ampleur du projet, la conduite du changement peut être un projet à part entière.
Identifier les enjeux de la conduite du changement
Bien définir les objectifs attendus du dispositif de conduite du changement permettra de définir les éléments fondamentaux nécessaires à la réussite de la mise en œuvre du projet d’un point de vue opérationnel.
Se recentrer sur les objectifs initiaux du projet est une approche efficace. Par exemple, s’agit-il d’un projet réglementaire peu attendu par les utilisateurs, un projet très opérationnel qui ne modifiera la manière de travailler que de quelques personnes ou, au contraire, un projet transformant qui concerne l’ensemble de l’entreprise et peut impacter jusqu’à la culture d’entreprise ?
Il sera ensuite nécessaire de cartographier les populations impactées par le projet et de catégoriser les impacts auxquels ces populations seront confrontées. On peut, par exemple, avoir des impacts sur les outils, les métiers, la culture d’entreprise, …
Comme tout projet, le changement s’accompagne de contraintes qu’il faut appréhender afin d’apporter des solutions efficaces. Il peut s’agir de contraintes technologiques, géographiques, calendaires, sociales, … Il est donc essentiel de les recenser pour adapter le dispositif.
Bien identifier les enjeux, les parties prenantes et les contraintes permettra de travailler efficacement sur le dispositif à mettre en œuvre.
Définir le dispositif de conduite du changement
En fonction du diagnostic, on identifiera les leviers de la conduite du changement à mettre en œuvre pour répondre aux clés de succès identifiés.
Selon les projets, un équilibre sera à trouver entre :
- Des choix de communications « institutionnelles » et ciblées permettant de donner du sens au projet, de communiquer sur son avancement et sur le dispositif d’accompagnement au changement prévu. Il sera également important d’identifier des « auteurs » dont la voix est reconnue par la cible. Par exemple, le chef de projet est généralement moins crédible aux yeux des utilisateurs métier qu’un membre de leur équipe.
- Le sujet de la formation est tout de suite identifié lorsqu’on parle de changement. Essentielles, il s’agit d’en adapter le contenu aux publics ciblé, d’identifier les personnes à même de les dispenser, de les planifier et d’en gérer la logistique (continuité d’activité, partages, …)
- La documentation répond à plusieurs besoins :
- Un support utilisé lors des formations. Chacun a une sensibilité différente à ces supports mais il faut être conscient que leur utilité est jugée très différemment en fonction des individus. Celui qui ne juge pas en avoir besoin s’en passera sans scrupules quant à celui qui le juge utile, voir essentiel, il en appréciera la présence et la qualité. Ces supports seront synthétiques avec une forte vision pédagogique,
- Un outil de transmission à destination des équipes qui nous succèderont et/ou seront amenées à intervenir pour gérer la maintenance en conditions opérationnelles. Ces supports seront plus exhaustifs avec des connotations parfois plus techniques.
- Les prérequis doivent aussi être identifiés. Tout comme il est incontournable d’avoir le code pour passer le permis, des prérequis peuvent être essentiels pour enclencher un dispositif de conduite du changement. Cela peut être le cas, par exemple, d’un GO/NOGO permettant de valider la performance opérationnelle des solutions testées ou la signature d’avenants aux contrats de travail pour certaines situations
- L’accompagnement des équipes est essentiel pour ancrer les bonnes pratiques, limiter rapidement les déviances et identifier les axes d’améliorations.
- Les indicateurs permettant de mesurer l’atteinte des objectifs du dispositif d’accompagnement du changement sont indispensables pour s’assurer de la réussite du projet
Mise en œuvre du dispositif
Avoir défini le dispositif de conduite du changement d’un projet permet d’identifier les ressources nécessaires, qu’elles soient financières, humaines ou temporelles.
Avoir conscience des ressources nécessaires permet de les allouer de manière pragmatique mais aussi d’ajuster le dispositif, le timing ou les enjeux en fonction de ce que nous sommes en mesure de mettre en œuvre. Cela permet de choisir en pleine conscience.
La mise en œuvre du dispositif devra être pilotée de manière assez fine pour ne pas « louper » un engagement pris ou une échéance communiquée auprès de populations dont les attentes sont souvent fortes.
En synthèse
Adopter une démarche de conduite du changement c’est faire attention aux femmes et aux hommes qui seront impactés par votre projet.
Chez Suppleo, nous avons la conviction qu’au cours d’un projet il faut accompagner les collaborateurs afin qu’ils deviennent acteurs du changement voire ambassadeurs. C’est pourquoi la conduite du changement démarre dès le lancement du projet.
Les équipes Suppleo peuvent vous accompagner de manière pragmatique et efficace sur tout ou partie des phases de cette démarche et vous faire bénéficier de leurs expériences pour contribuer à la réussite globale de vos projets.
Fort de nos expériences, nous sommes à votre disposition pour échanger avec vous sur vos projets et vous accompagner à la conduite du changement. N’hésitez pas à nous contacter!