Déploiement
Le déploiement est la phase qui permettra d’étendre le projet (outil IT, process…) à l’ensemble des BUs, sites, acteurs concernés.
Les pré requis au déploiement
- La validation par les équipes métier de la solution et des supports de formation…
- L’atteinte ou le début de l’atteinte des enjeux du projet sur le pilote
- La maîtrise par les équipes IT de la solution et de son intégration dans le SI.
- Une bonne stabilité de la solution et plus aucune anomalie bloquante ou importante (IT ou process)
- La pré validation du kit de déploiement
Cette phase doit se prévoir/concevoir très en amont. Elle doit tenir compte :
Du type de projet
Par exemple, un outil d’approvisionnement (APS) pourrait se déployer par site et par groupe de fournisseurs alors qu’un outil de gestion entrepôt (WMS) se fera par entrepôt.
De la complexité du change à assurer
En cas de Change important, le planning de déploiement intégrera très en amont toutes les actions de communication, de contrôle de l’adéquation entre les personnes présentes et les nouvelles fiches de poste, de recrutement et de reclassement éventuel, de formation (métier et outil), d’accompagnement.
Des risques encourus en cas de dysfonctionnements IT et/ou métier
Les risques lors d’une bascule en big bang d’un ERP sont beaucoup plus importants que lors du déploiement d’un outil APS par magasin, ils doivent donc faire l’objet d’une recette très sérieuse et transverse, d’études poussées sur les risques et de construction de solutions de roll back, de modes dégradés.
Des contraintes techniques et opérationnelles
Par exemple, la bascule d’un WMS ne doit pas impacter l’approvisionnement des magasins et/ou des clients, pour autant l’arrêt de l’entrepôt est obligatoire. Il doit donc être le plus limité possible. Une diminution des volumétries à traiter – quand c’est possible – et des renforts humains sont à prévoir pour assumer la perte de productivité les premières semaines après la bascule.
Des données et de leurs qualités attendues
Souvent les nouveaux outils et process mis en place nécessitent des données supplémentaires et une fiabilisation des données existantes. Les tâches de collecte des informations manquantes, de ménage et d’épuration des référentiels sont très consommateurs de ressources et de délais.
Des enjeux du projet
La planification du déploiement doit intégrer cette dimension pour récupérer au plus tôt les enjeux du projet.
Le kit de déploiement
Le déploiement s’appuiera sur un « kit de déploiement » construit durant le projet et utilisé pour le pilote (ou les premiers déploiements). Ce kit reprendra l’ensemble des actions métier, IT. Ces actions sont intégrées dans un rétro planning de préparation, de bascule et de stabilisation post bascule. Ce planning démarre plusieurs mois avant la bascule et se finit plusieurs semaines après, quand les équipes métier et IT sont autonomes avec la solution mise en place.
Le kit doit prévoir des indicateurs sur l’activité opérationnelle après bascule permettant de juger objectivement la maîtrise par les équipes métier. Si ces indicateurs sont mauvais, cela peut mettre en avant des difficultés de change et nécessiter une intervention des équipes déploiement pour reformer sur les process non assimilés.
La construction de ce kit et des tests grandeurs natures (à blanc) sont primordiaux pour la réussite du déploiement.
Dans les déploiements de grandes ampleurs, l’équipe projet a la responsabilité de construire le kit, de le tester et de faire les premiers déploiements. Une équipe dédiée au déploiement prend ensuite la relève. Une fois le déploiement maitrisé, le planning peut être ambitieux en mettant plusieurs équipes de déployeurs en parallèle.
Le planning peut être ambitieux mais doit être réaliste et tenir compte des périodes de congés, des pics d’activité de l’entreprise, des charges déploiement à assumer en parallèle de l’activité opérationnelle…
Ce kit peut intégrer – quand c’est possible – des adaptations des volumes d’activités opérationnelles autour de la date de bascule pour faciliter la formation et la montée en charge des métiers (Ramp up). Si les risques encourus sont importants, il doit aussi intégrer des possibilités de retour arrière (Roll back) en cas de difficultés au moment de la bascule ou dans les jours qui suivent.
Nos convictions
- La préparation et la répétition à blanc sont primordiaux pour la réussite du déploiement.
- Un sponsoring et une direction projet forts sont indispensables.
- Un déploiement n’est pas que technique, il faut absolument embarquer les équipes métier avec du Change: pour donner du sens, pour expliquer les nouveaux process, règles de gestion, rôles et responsabilités, pour mettre en place les nouveaux rituels, pour former à l’utilisation du nouvel outil et pour accompagner les utilisateurs les premières semaines.
- Les risques d’impact sur l’activité doivent être analysés et minimisés
- La planification du déploiement doit prendre en compte les contraintes opérationnelles, les impacts potentiels sur la productivité des équipes, les difficultés des premières semaines
- La qualité des données est parfois un sujet spécifique à traiter avec une équipe dédiée pour assurer la complétude et la fiabilité des données au moment des bascules
Nous avons accompagné nos clients dans de nombreux projets de bascule et de déploiement (pour des APS, WMS, ERP…) aussi bien dans un mode Big bang qu’en mode progressif.
Fort de nos expériences, nous sommes à votre disposition pour échanger avec vous sur vos projets et vous accompagner dans leur mise en œuvre. N’hésitez pas à nous contacter!