L'appel d'offres
En quoi consiste l’appel d’offres ?
L’appel d’offres est une méthodologie permettant la sélection d’un fournisseur (d’une solution logicielle ou une prestation de service). Celle-ci met en concurrence plusieurs offres en évaluant leur adéquation avec le besoin de l’entreprise sur différents critères :
- Qualité de la réponse au cahier des charges fonctionnel : couverture en standard, adaptation spécifique
- Conformité aux exigences techniques : sécurité, technologie, service support
- Adéquation de l’organisation projet pour mise en œuvre : ressources (fournisseur et client), planning, budget, implication d’un tiers (ex. intégrateur)
- Evaluation de la relation partenaire : taille, notoriété, stabilité financière, références, etc.
A l’issue de la démarche, l’offre la mieux-disante, c’est-à-dire la plus satisfaisante en tout point pour nos clients est retenue.
L’expertise métier de Suppleo, l’expérience du pilotage d’appel d’offres et la connaissance des acteurs du marché des solutions informatiques (progiciels de la Supply Chain et ERP) et des prestataires logistiques sont des atouts pour vous aider à rédiger un cahier des charges fonctionnel exhaustif reflétant votre besoin métier, vous orienter dans la préselection des fournisseurs et vous accompagner dans le choix final.
La méthodologie : du besoin métier à la sélection du partenaire.
Avant tout appel d’offres, il est nécessaire d’analyser l’existant, définir les besoins et organisation cibles avec le métier et de cadrer le projet d’appel d’offres. Ce sont des prérequis incontournables pour lesquels Suppleo peut vous accompagner.
1. Constitution du dossier d’appel d’offres
Le dossier a pour objectif de :
- Formaliser de manière exhaustive les besoins cibles identifiés
- Définir la stratégie d’appel d’offres
- Planifier les différentes phases (rencontres, soutenances, visites de références, …)
- D’identifier, définir et mobiliser les acteurs internes (instances, …)
- D’annoncer les modalités de l’appel d’offres
Par conséquent, le dossier doit bien définir le contexte et les contours du projet en présentant également ses enjeux et ses contraintes associées (ex. lotissement, …). Il détaille également le cahier des charges attendus à partir de l’expression de besoin et pose ainsi les exigences du client vis-à-vis des solutions et prestataires. Il établit clairement les modalités de l’appel d’offres : les étapes avec les délais et jalons de consultations, d’études et de réponses, le format attendu de réponse, les personnes à contacter et les échanges possibles ainsi que des clauses de confidentialité ou de destruction de documents en cas de sélection ou non.
Cette étape est clef et Suppleo vous permet de constituer un dossier pertinent afin d’éviter de :
- Avoir un dossier d’appel d’offres trop flou n’incitant pas les prestataires à répondre ou entrainant de nombreuses questions
- Dévoiler trop d’informations à trop d’interlocuteurs sur l’entreprise ou le projet à l’extérieur
- Annoncer un volume d’activés sous ou sur évalué pour obtenir de meilleures propositions mais qui deviendra problématique lors de la mise en œuvre
- Définir des critères ou des délais trop exigeants, ou un budget prévisionnel déconnecté de la réalité décourageant la réponse des prestataires
2. Définition des critères de choix
La définition des critères de choix remplit deux objectifs majeurs :
- Faciliter le choix des prestataires
- Aider à l’évaluation objective et équitable des offres
Suppleo vous aide à identifier les besoins métiers indispensables et de ceux optionnels. Puis, est associée aux critères une pondération (ex. critère : discriminant 10, différenciant 7, facultatif 3). Chaque réponse du prestataire au besoin est évaluée. Le croisement de l’importance du critère demandé par le client et qualité de la réponse de chaque prestataire permet d’obtenir une note finale pour chaque offre. Cette note sera le reflet de l’adéquation du prestataire par rapport au besoin du client.
Cette grille d’évaluation est déclinée sur le volet fonctionnelle mais également sur les autres composantes rentrant en compte : notation du fournisseur, notation technologique, notation budgétaire (projet et récurrent).
3. Sourcing des pretataires
La data permet de projeter l’impact d’un scénario (par exemple l’ajout ou la suppression d’un entrepôt, le changement de transporteur ou la mise en place du click & collect) sur la Supply Chain. Il aide à définir les priorités, les objectifs à moyen et long terme, les budgets et moyens humains à déployer ainsi que les indicateurs de performance à suivre avec attention.
Cette projection chiffrée constitue une référence importante pour la prise de décisions et leur mise en place de projets à moyen et long terme
4. Diffusion et suivi de l’appel d’offres
Cette étape permet de s’assurer de la bonne diffusion et compréhension de l’appel d’offres. Elle doit être suffisamment longue afin de :
- Laisser le temps nécessaire aux prestataires pour qu’ils s’imprègnent du dossier, lèvent leurs interrogations sur certains besoins exprimés et rédigent leurs réponses de manière détaillée et qualitative.
- Synchroniser de la transmission d’information complémentaire (ex. réponses aux questions) auprès de tous les prestataires doit être dédié par souci d’égalité d’accès à l’information.
5. Sélection de la short list
A l’issue de la remise des réponses, Suppleo vous aide à évaluer chaque prestataire en s’appuyant sur la grille d’évaluation et à coordonner la notation des réponses avec les autres acteurs de l’appel d’offres (ex. volet technique, achat). A ce stade, une première sélection peut être établie avant même la démonstration de l’outil.
L’objectif est de retenir les meilleures offres parmi les réponses, d’allouer un temps supplémentaire pour approfondir un nombre restreint de dossiers et d’informer les prestataires s’ils continuent le process ou non.
6. Sélection finale du prestataire
La liste des offres étant restreintes, cela donne plus de temps pour détailler certaines réponses et démontrer la bonne compréhension du dossier. Au-delà de la réponse au dossier, des actions complémentaires sont souvent lancées telles que :
- Réalisation d’un POC (Proof Of Concept) pour vérifier la faisabilité du projet. Par exemple, un échantillon de données peut être fourni par le client pour demander de démontrer un process métier clef dans un outil ou encore de mesurer la performance et qualité des calculs de l’outil
- Réalisation d’une soutenance : le prestataire détaille son offre (couverture fonctionnel, budget, plan projet, etc.), réalise une démonstration et répond aux questions des participants.
- Organiser des visites de références : le prestataire soumet des clients existants et ressemblants permettant d’observer in-situ l’utilisation de l’outil, l’organisation quotidienne et de collecter un retour d’expérience
Suppleo vous accompagne dans l’identification des points à zoomer, l’interprétation de résultats de calcul ou la rédaction de scénarii métier à démontrer dans l’outil afin de faire ressortir les éléments différenciants de chaque offre et vous aider au choix.