L'accompagnement à la mise en place d'outils supply chain
Chez Suppleo, nous sommes persuadés que l’accompagnement à la mise en place d’outils informatiques en Supply Chain (WMS, APS, OMS, ERP, MES, TMS, DMS, etc.) est un élément clé de réussite, que ce soit pour l’adoption de la solution par les utilisateurs mais également pour la bonne adéquation entre le besoin métier et la solution à mettre en place.
De manière très concrète, « la mise en place d’outils informatiques permet d’automatiser et de centraliser les données liées à la supply chain, ce qui facilite la prise de décision et la coordination des différentes activités ».
Mais son accompagnement à la mise en œuvre n’est jamais simple car la résistance au changement, ou l’envie naturelle de « reproduire l’existant » sont souvent prédominants.
Dans le cadre de nos missions, nous accompagnons nos clients dans la mise en place de leurs outils informatiques, essentiellement par des rôles d’AMOA (assistance à maitrise d’Ouvrage), de PO (Process Owner), de BPO (Business Process Owner), ou encore en pilotage de la conduite du changement.
Ces différents « rôles » (AMOA, BPO, PO, etc.) nécessitent une triple compétence :
- Expérience dans les métiers concernés : gestion d’entrepôt, approvisionnements, transport, prévisions, e-commerce, omnicanal, etc.
- Connaissance des outil Supply : APS, WMS, OMS, ERP, TMS, etc. que ce soit l’outil mis en place, ou un outil « concurrent »
- Méthodologie et approche projet pour la mise en place d’une solution IT en Supply Chain (cadrage, besoin fonctionnel, recette, etc.).
Poser les bases et les prérequis de l'accompagnement
Quand nous démarrons un projet d’accompagnement d’outil Supply, il est important de démarrer par les étapes suivantes :
Comprendre le contexte
Qui veut changer d’outil et dans quel but, (métier, obsolescence informatique, nouveau besoin fonctionnel).
Poser les enjeux, les drivers du projet et les facteurs clés de succès
Identifier l’organisation projet
Sponsors, direction projet, MOA, keys users
Qualifier la maturité métier et projet
Vision de l’équipe, expérience dans ce type de projet
Organiser et co-animer un kick-off
Donner du sens, embarquer les équipes, donner de la visibilité et les rôles de chacun
Une fois ces étapes validées, le projet organisé et les rôles clarifiés, la conception fonctionnelle peut démarrer.
Définir et valider le besoin métier
Mais avant de rentrer dans les ateliers détaillés (très souvent animés et drivés par le prestataire),il est important de cadrer le besoin métier et de préparer la phase de conception fonctionnelle : cette préparation doit se faire en amont, et peut reprendre les éléments de cadrage ainsi que les besoins métiers identifiés pour l’appel d’offre.
Cette phase de préparation est cruciale, il est nécessaire de trouver le bon niveau de détail : ne pas vouloir décrire (et donc reproduire) l’existant, tout en explicitant les nouveaux besoins métier & fonctionnels. Cette phase permet également d’identifier les points de blocage, les lacunes de l’existant et les axes d’amélioration attendus.
L’approche de Suppleo permet, via l’expertise et l’expérience de nos consultants, de faire ressortir les besoins métier structurants et différenciants via une écriture des macros-processus métier avec leurs axes d’amélioration.
Une note de cadrage et un résumé des enjeux et besoins métier sera donc nécessaire et permettra d’avoir un fil conducteur tout au long de la conception fonctionnelle. Suppleo propose également des ateliers collectifs afin de valider les enjeux, les besoins fonctionnels et le processus global, « end-to-end ».
La conception fonctionnelle
Démarre ensuite le cœur de l’accompagnement, c’est-à-dire la phase de « conception fonctionnelle » : cette phase permet de faire le lien entre l’outil Supply à mettre en place (APS, WMS, ERP, WCS, MES, OMS, etc.), et le métier, c’est-à-dire l’utilisateur de la nouvelle solution.
Cette phase, souvent organisée et pilotée par l’éditeur de solution Supply, est le cœur du paramétrage et de l’adéquation entre l’outil et le besoin fonctionnel. On parle alors d’adOpter l’outil, et de ne pas l’adApter.
Cependant, lors de la phase de conception fonctionnelle, le rôle d’AMOA est primordial : il permet de traduire les besoins métiers en « règles de gestion », ou en « besoins de fonctionnalités ».
Suppleo apporte donc ce rôle dans sa valeur ajoutée chez nos clients : faire le lien entre le client final et l’éditeur, apporter de la cohérence et de la compréhension pour que le métier adopte la solution, tout en apportant le paramétrage nécessaire aux cas métiers spécifiques au client.
La double compétence métier et informatique permet aux consultants Suppleo de traduire les attentes des utilisateurs en exigences techniques et de veiller à ce que la solution informatique développée réponde aux objectifs métiers.
L’expérience et l’expertise des consultants Suppleo permet également d’apporter une autre vision et approche des processus métier : le client est souvent « habitué » à faire d’une seule manière son métier, alors qu’il existe d’autres possibilités et approches au besoin Supply attendu.
Tout au long de la conception fonctionnelle, il est recommandé d’avoir un tableau de suivi des « points ouverts », car le rythme est souvent dense et intense, avec des points métier, IT, architecture à valider ou détailler entre 2 ateliers avec l’éditeur.
C’est également lors de la conception fonctionnelle qu’il est souvent nécessaire d’arbitrer sur des spécifiques à développer par l’éditeur : l’approche et l’expertise Suppleo permet de challenger les développements spécifiques, afin de les limiter ou de les simplifier.
A la fin de cette phase, le client et Suppleo valident la conception fonctionnelle, ce qui permet ensuite à l’éditeur de démarrer le paramétrage de l’outil. Nous préconisons une mini synthèse de cette conception pour l’ensemble des acteurs du projet (sponsors, Keys Users, métiers directement concernés), afin de faire un point d’étape et de démarrer la conduite du changement.
La recette et le « pilote »
Une fois la conception fonctionnelle validée et les développements ou paramétrages réalisés par l’éditeur, la phase de « recette » peut démarrer. Cette étape du projet permet aux Keys users de s’assurer de l’adéquation de la solution avec le besoin métier « initial ».
Les acteurs du projet, après avoir rédigé les cahiers de recette (recette unitaire, fonctionnelle, end-to-end), vont pouvoir tester dans la solution cible les fonctionnalités et cas métiers attendus.
Cette phase est l’aboutissement d’un cadrage métier et d’une conception fonctionnelle : elle permet de confirmer la bonne compréhension par l’éditeur des besoins fonctionnels ainsi que la réponse par l’outil Supply aux enjeux et besoins du métier.
Enfin, avant de démarrer les phases de déploiement (souvent en lien avec des missions d’accompagnement au changement), il est recommandé de faire un pilote, ou un POC. Cette période de pilote permettra, dans un périmètre réduit, de tester « grandeur nature » la solution sélectionnée.
En synthèse, un accompagnement de Suppleo sur les outils Supply permet :
De cadrer un besoin métier et des enjeux Supply Chain associés.
D’apporter un regard extérieur, et une autre vision des processus et besoins fonctionnels.
D’organiser et de piloter les différentes phases de la mise en place d’un outil Supply : cadrage, conception fonctionnelle, recette, pilote, déploiement.
De faire le lien entre l’éditeur de solution et les équipes métier du client : reformuler, traduire en terme fonctionnels, arbitrer les spécifiques éventuels, etc.
De challenger le métier, mais également l’éditeur sur sa réponse aux besoins du client.